5 ứng dụng “văn phòng” của Gmail không thể bỏ qua

(TT&VH Online) - Ầm thầm đi sau hai ông lớn Yahoo Mail và Hotmail, Gmail đang từng bước khẳng định vị thế của mình và gần đây để “gia cố” thêm 5 tính năng mới.

1. Gửi – nhận mail khi không có mạng
Có lẽ với bất kì nhân viên công sở nào hàng ngày phải kiểm tra và nhận rất nhiều thư điện tử thì khi mất mạng Internet hoặc mạng chập chờn thực sự là điều không thể tránh khỏi. “Thấu hiểu” điều này Gmail mới đây đã có thêm tính năng cho phép truy cập Gmail mà không cần có mạng Internet.

Để kích hoạt tính năng Offline của Gmail, người dùng Gmail phải tiến hành thiết lập các bước sau : Đầu tiên click vào nút “settings” sau khi đăng nhập Gmail, tiếp tục click vào thanh “Labs”, chọn "Enable" cạnh nút “Offline Gmail" và click vào "Save Changes". Một đường liên kết "Offline" mới sau đó sẽ hiện ra ngay góc tay phải của giao diện tài khoản.


Sau khi thiết lập các yếu tố cần thiết Gmail offline bắt đầu hoạt động bằng việc tải về một bản sao lưu trữ về máy tính của người dùng. Trong trường hợp nếu mạng Internet kết nối bình thường, Gmail hoạt động như thông thường còn nếu mạng yếu hoặc chập chờn, nó sẽ tự chuyển sang chế độ Offline, gửi những thư chưa gửi và lấy thư mới khi kết nối được khôi phục ngay lập tức.

2. Task – Xử lý công việc khoa học hơn

Theo thông báo của Google, công cụ mới được gọi là Task (công việc) có chức năng để người sử dụng hòm thư Gmail thiết lập danh mục những việc cần làm. Tính năng này sẽ đồng hành với người dùng trong suốt quá trình họ lướt Web.
Người sử dụng có thể nhập dữ liệu, sắp xếp các công việc này bằng công cụ gạch đầu dòng., sau đó chỉ cần click chuột vào một chỗ trống trong danh sách, gõ tên công việc và lưu lại là xong.

3. Google Docs – Đọc nhiều định dạng với Gmail

Dịch vụ Google Docs cũng nằm trong “gói” Gmail Labs hỗ trợ hầu hết các định dạng file trong bộ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, PDF, RTF) với mục đich chính nhằm giúp người dùng có thể mở trực tiếp các file đính kèm ngay trên trình duyệt mà không cài đặt thêm bất kì phần mềm đọc văn bản nào khác.


4. Multiple Box – Lưu trữ mail trên nhiều lớp

Với tính năng này người sử dụng sẽ có thêm nhiều khoảng “không gian” rộng rãi hơn để “chứa” mail ở những nhiều box liên kết khác nhau thay vì chỉ có một hộp Inbox như trước đây.

5. Canned Responses – Lưu mail mẫu

Chức năng này giúp lưu lại những email mẫu và dùng lại về sau để không tốn nhiều thời gian soạn lại. Khi sử dụng chức năng này người sử dụng chỉ cần chọn để soạn thảo email theo khuôn mẫu đã được soạn sẵn và tự động gửi email bằng các bộ lọc.

Tính năng này sẽ là vô cùng cần thiết với những người thường xuyên phải gửi những thư điện tử có nội dung tương tự chỉ thay đổi chút ít.

Vũ Ngọc (Tổng hợp)